Die Datenschutz-grundverordnung

Die Datenschutz-grundverordnung

Derzeit herrscht gro├če Aufregung ├╝ber die Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz.

Datenschutzgrundverordnung bei Ihrem Tierarzt

Im Kern geht es dem Gesetzgeber darum, dass Sie als Kunde wissen, wie zum Beispiel wir – als Ihr Tierarzt – mit Ihren personenbezogenen Daten arbeiten, wie wir diese Daten vor Zugriff durch Fremde sch├╝tzen und wie Sie als Kunde die Hoheit ├╝ber Ihre personenbezogenen Daten behalten. In diesem Beitrag m├Âchten wir Ihnen transparent darlegen, wie wir dieses Gesetz handhaben um Ihre Kundendaten zu sch├╝tzen und wie wir ihre Daten nutzen und verarbeiten.

Datenschutz = Daten & Schutz

Die Datenschutzgrundverordnung besch├Ąftigt sich intensiv damit, wie personenbezogene Daten in Unternehmen sicher verwahrt werden. Hierf├╝r haben wir unsere Infrastruktur im Hinblick auf diese Kriterien untersucht und angepasst.

Neben g├Ąngigen Schutz-Verfahren wie regelm├Ą├čigen Updates, Firewall und Antiviren-Software nutzen wir auf unseren IT-Systemen g├Ąngige und sichere Verschl├╝sselungsverfahren. Die Verschl├╝sselung erfolgt sowohl w├Ąhrend der Arbeit mit den Daten, als auch bei deren Sicherung (Backups).

Wir legen auch bei unserer Webseite einen hohen Schutzstandard an. Durch SSL-Verschl├╝sselung, Virenscanner und andere Sicherheitsma├čnahmen m├Âchten wir verhindern, dass f├╝r Sie ein Risiko durch den Besuch unserer Webseite entsteht.

Datenschutzgrundverordnung – personenbezogene Daten

Der n├Ąchste gro├če Bereich der Datenschutzgrundverordnung besch├Ąftigt sich mit dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten. Hierbei geht es dem Gesetzgeber um die umfassende Dokumentation: Woher haben Unternehmen diese Daten und wozu wollen sie sie nutzen? Dar├╝ber hinaus muss beschrieben sein, wie die Daten verwendet und verarbeitet werden. Nicht zuletzt geht es um die L├Âschung und Entfernung von personenbezogenen Daten aus dem betreffenden Unternehmen. In den n├Ąchsten Abschnitten fassen wir zusammen, was wir in vielen Seiten Dokumentation f├╝r eine Pr├╝fung durch die Datenschutzbeh├Ârde zusammengeschrieben haben.

Der neue Anmeldebogen – auch f├╝r langj├Ąhrige Kunden

Änderungen des Fragebogens:
Wir erheben auf dem Fragebogen sehr viele Ausk├╝nfte ├╝ber Ihr Tier. Wir fragen jedoch auch nach Daten zu Ihrer Person. Dazu geh├Âren: Name, Adresse, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse und das Geburtsjahr. Wir sch├╝tzen diese Daten alle gleicherma├čen, die pers├Ânlichen Daten unterliegen laut der Datenschutzgrundverordnung allerdings strengeren Regularien, weshalb wir uns insbesondere hierauf beziehen.

Ein Aspekt den wir aufgrund der Datenschutzgrundverordnung in unserem neuen Fragebogen angepasst haben, ist die Frage nach Ihrem Geburtsdatum. Es gibt Vorschriften, dass wir nur vollj├Ąhrigen Kunden tier├Ąrztliche Leistungen anbieten d├╝rfen. Nur daf├╝r brauchten wir das Datum. Wir haben im Sinne der Datensparsamkeit die Angabe nun auf das Geburtsjahr reduziert und haben auch so eine ausreichende gesetzliche Sicherheit. Dar├╝ber hinaus gab es weitere Anpassungen, um den neuen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, weshalb wir auch unsere Stammkunden bitten m├╝ssen, erneut einen solchen Anmeldebogen auszuf├╝llen. Wir bitten hierf├╝r um Ihr Verst├Ąndnis.

Warum fragen wir ├╝berhaupt nach ihren personenbezogenen Daten?

Sie kommen zu uns, weil ihr Tier Beschwerden hat. M├Âglicherweise ben├Âtigt es ein Medikament oder es muss ger├Ântgt werden. Vielleicht steht einfach nur eine Impfung an oder es geht Ihnen um eine Vorsorgeuntersuchung. Zu allererst: Vielen Dank f├╝r Ihr entgegengebrachtes Vertrauen – das wir dadurch st├Ąrken wollen, indem wir Ihrem Tier nach bestem Wissen und Gewissen helfen.

Doch hinter jedem dieser Besuchsgr├╝nde steht jeweils auch ein Interesse des Gesetzgebers, wann wir wie, warum oder was genau wir mit ihrem Tier anstellen. Die Tierarztpraxis Alt-Bemerode ist verschiedenen Beh├Ârden oder ├ämtern gegen├╝ber auskunftspflichtig und muss dies durch Dokumentation sicherstellen. Dies betrifft teilweise auch Ihre personenbezogenen Daten.
Hierbei geht immer nur um ├Âffentliche Interessen: Zahlen wir ordentlich unsere Steuern, sch├╝tzen wir uns gen├╝gend vor R├Ântgenstrahlung, sorgen wir uns um Seuchenschutz bei Tieren, ist die Apotheke akkurat gef├╝hrt, verwenden wir Bet├Ąubungsmittel nur f├╝r die vierbeinigen Patienten, betrachten wir Antibiotika nicht als bessere Smarties usw.

Die Gesetze enthalten daher Regelungen, nach denen pers├Ânliche Angaben von Ihnen mit gespeichert werden m├╝ssen. Dies erm├Âglicht den beh├Ârdlichen Pr├╝fern die Nachvollziehbarkeit. Ein Beispiel ist in der „Verordnung ├╝ber tier├Ąrztliche Hausapotheken“ zu finden. Im ┬ž13 Absatz 3 wird (bereits z.B. f├╝r eine Wurmkur) geregelt:

Bei der Anwendung [und Abgabe] von Arzneimitteln bei Tieren […] ist vom Tierarzt ein Nachweis zu f├╝hren, der mindestens folgende Angaben in ├╝bersichtlicher Weise enth├Ąlt: […]2. Name und Anschrift des Tierhalters.

Was passiert mit meinen pers├Ânlichen Daten?

Wir als Ihr Tierarzt nutzen Ihre pers├Ânlichen Daten f├╝r folgende Zwecke:

  1. Um Sie ihrem Haustier eineindeutig zuzuordnen und somit schnellen Zugriff auf die Dokumentation der Krankengeschichte ihres Tieres zu haben.
  2. Ihnen eine Impferinnerung f├╝r ihr Tier zuzusenden (auf Ihren Wunsch)
  3. Um im Rahmen der Behandlung Ihres Tieres auch telefonisch mit Ihnen im Kontakt zu bleiben.
  4. Wir erinnern Sie an evtl. ausstehende Zahlungen.
  5. Wir beantworten ihre E-Mails. Ohne Absprache nehmen wir nur im Falle dringender Gesundheitsfragen bzgl. ihres Tieres e-Mail-Kontakt auf (sofern uns eine E-Mail-Adresse vorliegt)
  6. Um gesetzliche Vorgaben zu erf├╝llen.

Wir werten ihre pers├Ânlichen Daten nicht aus und betreiben kein „Profiling“ oder ├Ąhnliche Analysen.
Sie erhalten von uns keine Werbung, Werbeanrufe oder Newsletter.
Besuchen Sie unsere Webseite, werden Daten (wie z.B. ihre IP-Adresse) in Logs dokumentiert, damit der Webseitenhoster Angriffe auf die Webseite verhindern bzw. nachvollziehen kann. F├╝r andere Zwecke (wie z.B. Profiling) werden diese Daten nicht verwendet. Die Webseite setzt keine Cookies. Mehr Informationen finden Sie hier: Datenschutzerkl├Ąrung.

Niemals geben wir ohne R├╝cksprache mit Ihnen Ihre Adressdaten an andere Firmen weiter. Beauftragen Sie zum Beispiel als unser Kunde eine Fremdlaboruntersuchung, werden lediglich Ihr Name, Vorname und Tiername zur Zuordnung weitergeben; f├╝r die Erstellung und Zusendung eines Di├Ątplans kann die ├ťbermittlung Ihrer E-Mail-Adresse notwendig sein.

Wenn Sie und ihr Vierbeiner in unserer Dokumentation wieder auffindbar sind, erleichtert das die Diagnostik bei zuk├╝nftigen Besuchen: Welche Vorerkrankungen hatte Ihr Tier, reagiert es auf bestimmte Medikamente allergisch, etc. Da wir ein Team von 3 Tier├Ąrztinnen sind, kommt es durchaus auch dazu, dass Sie innerhalb der offenen Sprechstunde auf eine andere als „Ihre“ behandelnde Tier├Ąrztin treffen. Auch sie muss den l├╝ckenlosen Behandlungsverlauf kennen. Sie als unser Kunde sollen zu Recht die Erwartungshaltung haben, dass wir wissen, was wir wann bereits f├╝r die Gesundheit ihres Haustieres getan haben. Kurzum: F├╝r den Praxisalltag ist es schlicht notwendig, dass wir uns durch Dokumentation organisieren.

Aber nicht nur aus diesem Grunde dokumentieren wir. H├Ąufig schreibt es uns der Gesetzgeber zwingend vor. Eine Auswahl finden Sie im n├Ąchsten Absatz.

Wieso l├Âschen wir Ihre (personenbezogenen) Daten nicht einfach wieder nach Ende der Behandlung?

Die Datenschutzgrundverordnung besagt, dass andere rechtliche Regelungen ebenfalls Wirkung haben – in unserer Praxis sind das gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren. Aus diesem Grunde d├╝rfen wir bestimmte Daten nicht vorzeitig l├Âschen.
Es ist nicht unser Ziel, Sie mit gesetzlichen Regelungen f├╝r Tier├Ąrzte zu langweilen, hier jedoch eine Auswahl zur Veranschaulichung:

  1. Ihr Tier wurde einmal von uns behandelt? Dann dokumentieren wir dies nach den Pflichten der tier├Ąrztlichen Berufsordnung. Im ┬ž3 Absatz 1 steht hierzu:

    „Tier├Ąrztinnen und Tier├Ąrzte sind verpflichtet […] 5. ├╝ber in Aus├╝bung ihres Berufes gemachte Feststellungen und getroffene Ma├čnahmen Aufzeichnungen zu fertigen und f├╝nf Jahre lang aufzubewahren […]“

  2. Hat Ihr Tier jemals ein Medikament durch uns erhalten, so gilt die „Verordnung ├╝ber tier├Ąrztliche Hausapotheken“. Hier steht in ┬ž13 Absatz 7:

    „Die Nachweise [├╝ber Medikamentenabgabe/-verschreibung] sind vom Tierarzt in ├╝bersichtlicher und allgemein verst├Ąndlicher Form zu f├╝hren, mindestens f├╝nf Jahre ab dem Zeitpunkt ihrer Erstellung aufzubewahren und der zust├Ąndigen Beh├Ârde auf Verlangen vorzulegen.“

  3. Hat ihr Tier jemals eine Impfung durch uns erhalten, so gilt die „Tierimpfstoff-Verordnung“. Im ┬ž40 Absatz 4 ist folgendes geregelt:

    „Wer […] berufsm├Ą├čig Mittel, die zur Anwendung am Tier bestimmt sind, erwirbt […] hat Aufzeichnungen zu f├╝hren […] insbesondere ├╝ber […] 6. den Namen und die Anschrift des […] Empf├Ąngers. […] Die Aufzeichnungen oder Nachweise sind mindestens f├╝nf Jahre […] aufzubewahren und der zust├Ąndigen Beh├Ârde auf Verlangen vorzulegen.“

  4. Haben wir von ihrem Tier eine R├Ântgenaufnahme gemacht? Dann gilt die R├Ântgenverordnung (welche nicht zwischen Human- und Tiermedizin unterscheidet). Hier ist im ┬ž28 Absatz 3 geregelt:

    „R├Ântgenbilder […] sind 10 Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren.“

  5. Sie haben nach der Behandlung ihres Tieres von uns eine Rechnung bekommen. Einerseits m├Âchte das Finanzamt wissen, dass wir ordnungsgem├Ą├č und l├╝ckenlos unsere B├╝cher f├╝hren. Zus├Ątzlich darf keine tier├Ąrztliche Leistung unentgeltlich erbracht werden (Geb├╝hrenordnung GOT). Daher heben wir l├╝ckenlos alle Rechnungen 10 Jahre lang auf. Jede Rechnung muss nach Umsatzsteuergesetz ┬ž14 Absatz 4 folgendes enthalten:

    „[…] 1. den vollst├Ąndigen Namen und die vollst├Ąndige Anschrift […] des Leistungsempf├Ąngers […] 5. […] den Umfang und die Art der sonstigen Leistung“

Res├╝me

Ich hoffe, ich konnte Ihnen einen Eindruck vermitteln, dass wir Ihre pers├Ânlichen Daten nicht aus einer Laune heraus jahrelang horten, sondern diese f├╝r unsere t├Ągliche Arbeit in der Praxis ben├Âtigen. Dar├╝ber hinaus sind umfangreiche Dokumentationspflichten (mehr als uns lieb ist) meist gesetzlichen Vorgaben geschuldet. Wir werden weiterhin entsprechend der Datenschutzgrundverordnung und in unserem gemeinsamen Sinne mit Ihren Daten umgehen: Zum Wohle ihres Haustieres.
Herzliche Gr├╝├če, Ihre
Dr. med. vet. Constanze Frommhagen

Liebe Kollegen,

die Datenschutzgrundverordnung bereitet sicher nicht nur unserer Praxis Kopfzerbrechen. Sollten Sie f├╝r Ihr Datenschutzkonzept auch eine Information auf Ihrer Webseite an Ihre Kunden geben wollen, d├╝rfen Sie gern beliebige Teile w├Ârtlich ├╝bernehmen – sofern die Inhalte f├╝r Sie passen und Sie in Ihrem Impressum einen Link auf diesen Beitrag angeben. Ich ├╝bernehme jedoch keine Gew├Ąhr f├╝r die juristische Korrektheit.